지메일(Gmail) 전체 또는 특정 이메일 자동으로 답장하는 2가지 방법

업무용으로 Gmail을 사용하는 경우 매일 수백 통의 이메일을 처리하는 것은 드문 일이 아닙니다. 다행히 Gmail에는 쉽게 이메일을 보낼 수 있는 많은 기능이 있습니다. 일부 기능을 사용하면 이메일을 더 잘 정리할 수 있고 일부 기능을 사용하면 이메일 보관 이나 필터링과 같은 작업을 자동으로 완료할 수 있습니다 .

 

특히 자동화에 관해 말하면 미리 준비된 답변을 사용하여 Gmail에서 자동으로 답장할 수 있습니다. 이는 특정 이메일에 동일한 응답을 보내야 할 때 매우 유용하므로 별도로 처리하는 과정을 거칠 필요가 없습니다. 또한 휴가 중 등 한동안 답변을 드릴 수 없는 경우에도 유용할 수 있습니다. Gmail에 부재중 메시지를 설정하면 현재 부재 중임을 모든 사람에게 알릴 수 있습니다.

 

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이를 수행하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 미리 작성된 메시지를 모든 이메일에 보내도록 자동 응답기를 설정하거나 템플릿 메시지를 사용하여 특정 사용자 또는 이메일 유형에 응답하는 필터를 만들 수 있습니다. 이번 포스팅에서는 두 가지 방법을 모두 알려드리겠습니다.

부재  중을 알리는 자동 응답 방법

부재중 자동응답은 수신 이메일에 답장을 보낼 수 없고 부재 중이며 언제 돌아올지 모든 사람에게 알리고 싶을 때 가장 쉬운 옵션입니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.

오른쪽 상단에 있는 기어 아이콘을 클릭 하고 모든 설정 보기를 선택하세요 .

여기 일반 탭에서 휴가 응답자 옵션이 있는 맨 아래로 스크롤하여 켜세요.

여기에는 자동으로 전송되어야 하는 응답을 추가할 수 있는 상자가 있으며 응답자의 시작 및 종료 날짜(선택 사항)를 선택할 수 있습니다. 기본적으로 모든 이메일에 답장을 보내지만 내 연락처에 있는 사람에게만 답장 보내기 옵션을 활성화하여 Gmail 연락처로 제한할 수 있습니다.

모든 설정이 완료되면 변경 사항 저장 버튼을 클릭하여 자동 응답을 활성화합니다.

특정 이메일에 자동 회신하는 필터 만들기

Gmail 필터링 옵션을 사용 하면 이메일이 스팸으로 분류되는 것을 방지하거나 이메일을 대량으로 삭제하는 등의 다양한 작업을 자동으로 수행할 수 있습니다 . 반복적인 답장 중 일부를 자동화하거나 특정 사람에게만 부재중 메시지를 보내려는 경우 필터를 만들면 훨씬 더 많은 제어가 가능합니다.

여러분이 해야 할 일은 템플릿 메시지를 만든 다음 필터를 만들어 특정 수신 이메일로 보내는 것뿐입니다. 이를 수행하는 방법을 살펴 보겠습니다.

이메일 템플릿 만들기

먼저 나중에 필터에 사용할 수 있는 템플릿을 만들어야 합니다. 이전에 템플릿을 만든 적이 없다면 계정에서 이 기능이 비활성화될 수 있습니다. 먼저 활성화해 보겠습니다. Gmail 설정에서 고급 탭으로 이동하여 템플릿 기능을 활성화하세요. 템플릿을 만들려면 새 이메일을 작성하고 자동으로 이메일로 보내려는 답장을 작성하세요. 이후 하단의 옵션 더보기 버튼(세로점)을 클릭한 후 템플릿 > 초안을 템플릿으로 저장 > 새 템플릿으로 저장을 선택하세요.  이렇게 하면 초안 이메일을 저장하고 사용할 수 있게 됩니다.

필터 생성

필터를 만들려면 상단 검색창 끝에 있는 검색 옵션 표시 버튼을 클릭하세요.

여기에서는 보낸 사람 이름, 제목, 특정 단어, 첨부 파일 등을 포함한 다양한 요소를 사용하여 이메일 유형을 지정해야 합니다. 이러한 요소를 사용하여 자동 회신하려는 이메일 유형을 정확하게 지정할 수 있습니다. 세부정보를 입력한 후 필터 만들기를 클릭하세요.

다음으로, 해당 이메일에 적용할 수 있는 여러 작업이 나타납니다. 그 중 하나가 보내기 템플릿 입니다 . 여기서 이전에 생성한 이메일 템플릿을 선택하고 필터 생성을 다시 클릭하세요.

그게 전부입니다. 그러면 선택한 템플릿을 지정된 이메일 유형으로 자동으로 보내는 필터가 생성됩니다. 나중에 Gmail 설정으로 이동하여 필터 및 차단된 주소 탭 에서 편집하여 이 필터를 편집하거나 삭제할 수 있습니다 .

나가는 글

현재 응답할 수 없다는 사실을 모든 사람에게 알려야 하는 경우 부재중 자동응답은 확실히 더 쉬운 옵션입니다. 그러나 이메일을 지정할 수 없으므로 반복되는 이메일을 자동화하는 데는 그리 좋지 않습니다. 제 생각에는 필터를 만드는 것이 반복적인 이메일을 자동화하고 부재 중일 때 자동 응답을 설정하는 데 더 좋습니다. 응답할 사람을 정확하게 제어할 수 있기 때문입니다.